Wie setze ich die DSGVO in der CRM Software AG-VIP um?

Markus Grutzeck [Grutzeck Software GmbH]
05.03.2019 08:50

Inhalt

Die EU Datenschutz Grundverordnung ( DSGVO ) schützt Personenbezogene Daten. Zu den fachlichen Anforderungen lesen Sie das kostenlose eBook "Die DSGVO im vertrieblichen Kontext".

Nachfolgend haben wir ein Muster für die CRM Software AG-VIP bereit gestellt, das keinen Anspruch auf Vollständigkeit darstellt. Bitte sprechen Sie notwendige Änderungen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Umsetzung

1. Umsetzung der DSGVO in Adresstabelle

In der Musterstruktur sind folgende Felder ergänzt worden:

  Feldnamen Typ Bedeutung
  Herkunft_Adresse Kennzeichen Eigene Erhebung oder fremde Datenquelle
  Löschdatum Datum Die DSGVO verlangt die Löschung oder Anonymisierung Personenbezogener Daten. Man könnte via Makro BEIM SPEICHERN das Löschdatum automatisch beim Anlegen setzen lassen und über einen Hintergrundjob oder über eine manuelle Auswertung diese Daten löschen. Es ist aber auch möglich im Verfahrensverzeichnis ein Verfahren zu beschreiben, durch das Daten gelöscht werden
  Last_CheckDate Datum Für die DSGVO nicht zwingend. Hilfreich zur Motivation der Anwender zur Datenpflege
  Last_CheckUser ID Benutzer Für die DSGVO nicht zwingend.
  Zweck_Datenspeicherung Kennzeichen Zweck der Datenspeicherung, z.B. Vertrieb, Abwicklung Auftrag, Marktforschung, Service etc.

  1. Laden Sie die ZIP-Datei am Ende der Seite herunter und entpacken Sie die Musterdaten.
  2. Importieren Sie die Muster-Datenstruktur über DATEI, ADMINISTRATION.
  3. Wählen Sie ADRESSTABELLEN und nutzen Sie den Schalter IMPORT und importieren Sie die Datei Datenstruktur Kontakte DSGVO.agtbstr.
  4. Importieren Sie dazu den MakroInclude RecordChanges.agminc, über DATEI, ADMINISTRATION, den Punkt MAKRO INCLUDES und den Schalter IMPORT

Schalter Beauskunftung

Über den Schalter "Beauskunftung" wird ein exemplarisches Word-Dokument mit der Ausgabe Personenbezogener Daten erzeugt. Nach § 15 DSGVO sind Sie zur Beauskunftung innerhalb von 30 Tagen verpflichtet.

Um das Hilfsmittel zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie über DATEI, ADMINISTRATION den Bereich HILFSMITTEL.
  2. Über den IMPORT Schalter importieren Sie das Muster.
  3. ÄNDERN Sie das Musterhilfsmittel und passen im Tab HILFSMITTEL VORLAGE die Pfadeinstellungen an.
  4. Passen Sie die Word Mustervorlage auf Ihre Anforderungen an.

2. Opt-In verwalten

AG-VIP verfügt standardmäßig über Opt-In Felder je Kommunikationskanal zur Abbildung der Werbeeinwilligungen. Wenn ein Opt-Out vorliegt (leeres Feld), ist der entsprechende Kommunikationskanal gesperrt. Es erfolgt dann z.B. kein Anruf mehr aus AG-VIP. Hilfsmittel, die vom Typ Email deklariert wurden, sind dann gesperrt. Im optionalen Workflow können Übergänge in andere Bearbeitungsstufen bei einem Opt-Out definiert werden.

Um die Anwender auf fehlende Opt-Ins optisch hinzuweisen, werden in der Ansicht entsprechend Icons angezeigt.

Um die Ansicht zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Über DATEI, ADMINISTRATION öffnen Sie unter ANSICHTEN den Ansichteneditor.
  2. Wählen Sie dort über DATEI, IMPORT die Musteransicht Stammdaten DSGVO.agfrm und laden so das Beispiel in Ihr AG-VIP System.

3. Adresse geprüft

AG-VIP verfügt automatisch über das Erfassungs-/Importdatum (= AngelegtDatum) sowie das Datum der letzten Änderung (= ÄnderungDatum). Dieses Datum wird bei jeder  Änderung am Datensatz aktualisiert. Also z.B. auch wenn ein Historieneintrag ergänzt wird.

Mitarbeiter schenken Stammdaten oft keine Beachtung. Wurde der Datensatz von einem Mitarbeiter innerhalb der letzten 12 Monate nicht bewusst geprüft, erscheint ein rotes X Symbol. Erfolgt die Prüfung und der Anwender wählt den Schalter ADRESSE GEPRÜFT, wird das Datum der Prüfung eingetragen und ein grüner Haken erscheint.
Der entsprechende Makro ist auf der Musteransicht Stammdaten DSGVO.agfrm hinterlegt

4. Protokollierung von Änderung an Stammdaten / Opt-In

Über Makros lassen sich Änderungen an frei definierbaren Feldern (auch Zusatztabellen) automatisch in einer Zusatztabelle protokollieren. Somit wird man dem Transparenzgebot gerecht.

  1. Importieren Sie dazu den MakroInclude RecordChanges.agminc, über DATEI, ADMINISTRATION, den Punkt MAKRO INCLUDES und den Schalter IMPORT, falls noch nicht geschehen.

Weitere Details dazu finden Sie hier ...

Wie Sie automatisiert bei Änderungen des Opt-Ins eine Bestätigung versenden ...

5. Geocodierung - Adresse in Karte anzeigen

Seit einiger Zeit beherrscht AG-VIP das Geocodieren von Adressen. Wenn Sie auf der Ansicht den Schalter KARTE ANZEIGEN nutzen, wird die aktuelle Anschrift geocodiert, der Längen- und Breitengrad ermittelt. Das Bundesland sowie der Kreisgemeindeschlüssel ergänzt und die aktuelle Adresse in einem Browsercontroll in einer Karte dargestellt.

angehängte Dateien: AG-VIP_DSGVO.zip

Tags: Stammdaten
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