Hilfsmittel - Zähler für Angebots-Nr. verwenden

Markus Grutzeck [Grutzeck Software GmbH]
13.05.2016 16:50

Hilfsmittel - Zähler für Angebots-Nr. verwenden

Problem:

Sie möchten über ein Hilfsmittel aus AG-VIP SQL ein Angebot in Word erstellen lassen. Dabei soll eine fortlaufende Angebots-Nr. vergeben werden. Der Dateiname des neu erstellten Angebots soll auch die Angebots-Nr. enthalten.

Lösung:

AG-VIP SQL bietet 10 vonaneinander unabhängige Zählerkreise. Bei jeder Verwendung des Zählers wird der Zähler um eine Zahl hochgezählt.

Vorgehensweise:
  1. Unter DATEI, ADMINISTRATION finden Sie unter VERSCHIEDENES den Punkt ZÄHLER.
    Legen Sie hier das gewünschte Zählerformat fest. Dabei sind führende Nullen oder Buchstaben erlaubt, z.B.
  2. "D0020090001"
    Starten Sie die Verwaltung der Hilfsmittel über DATEI, ADMINISTRATION, HILFSMITTEL.
  3. Kopieren Sie hier ein bestehendes Word-Hilfsmittel mit Verknüpfung, in dem Sie das bestehende Hilfsmittel markieren, über rechten Mausklick KOPIEREN und dann EINFÜGEN wählen.
  4. Klicken Sie doppelt auf das neu eingefügte Hilfsmittel oder wählen Sie den ÄNDERN-Schalter.
  5. Geben Sie die gewünschte Bezeichnung des Hilfsmittels, z.B. "Angebot" an.
  6. Wechseln Sie in den Reiter "Hilfsmittel Vorlage". Wählen Sie hier Ihre gewünschte Dateivorlage aus. Diese Dateivorlage muss eine DOCVARIABLE mit einem Platzhalter für die einzufügende Angebots-Nr. enthalten, z.B. "Counter.Angebots_Nr".
    Unter "Neuer Dateiname" soll auch die Angebots-Nr. Bestandteil des zu bildenden Dateinamens werden. Über den Pfeil-Runter-Schalter am Ende des Eingabefeldes können Sie "Zähler" wählen und den gewünschten Zähler einfügen.
    Damit wird der Zähler verwendet und somit automatisch um eine Zahl hoch gezählt.
    Um den Zähler nicht erneut zu erhöhen (weil bereits im Dateinamen erhöht), muss die DOCVARIABLE @Counter.Last in der Dateivorlage verwendet werden anstatt wie zuvor beschrieben Counter.Angebots_Nr.
Hilfsmittel - Zähler als Dateinamen verwenden

 

Die DOCVARIABLE @Counter.Last setzt den Wert, des zuletzt verwendeten Zählers. Das ist in diesem Fall der Zähler, der gerade bei der Bildung des Dateinamens verwendet wurde. "Angebots_Nr" steht hier als Bezeichnung der DOCVARIABLE in der Wordvorlage. Damit weiß AG-VIP SQL an welche Stelle die Angebots-Nr. im Dokument einzufügen ist.

Die Schreibweise für den Zähler in der Dateivorlage kann wie folgt sein:
Mit Erhöhung des Zählers:
DOCVARIABLE Counter.<ZählerName>
DOCVARIABLE Counter.<ZählerID>

Ohne Erhöhung des Zählers:
DOCVARIABLE @Counter.Last
Hinweis:
Sollte der Zählername ein Leerzeichen enthalten, kann nur die Variante mit der ZählerID verwendet werden.

Tipp 1:

In obigem Beispiel wird die Angebots-Nr. nur im Dokument eingefügt, aber nicht in AG-VIP SQL vermerkt. Aus vertrieblicher Sicht ist es wünschenswert, dass man benutzerdefinierte Felder anlegt und somit eine Forecastliste auswerten kann. Dafür empfehlen wir folgende benutzerdefinierte Felder:

Angebot_Nr Typ Text
Wird über Makro im Hilfsmittel gesetzt und dann als normale DOCVARIALBE im Hilfsmittel übergeben
Angebot_Datum

Typ Datum
Wird bei Ausführung des Hilfsmittels gesetzt

ActiveRecord("Angebot_Datum").Value = now

Realisierung_Datum Typ Datum
Vom Anwender einzugeben, wann der Umsatz realisiert wird
Angebot_Volumen Typ Währung
Vom Anwender einzugeben, über welche Summe das Angebot gestellt wurde
Angebot_Inhalt Typ Text
Vom Anwender einzugeben, was angeboten wurde
Angebot_WS

Typ KennzeichenAuswahlfeld mit Prozentwerten, z.B.

001 - Potential identifiziert
010 - Budget verfügbar
020 - Absicht mit uns umzusetzen
040 - 40 % Wahrscheinlich
060 - 60 % Wahrscheinlich
099 - mündliche Zusage
100 - Auftragseingang


Damit lassen sich über die Auswertung alle offenen Angebote selektieren. Sortiert man diese nach ANGEBOT_DATUM und lässt sich die Spalten ANGEBOT_VOLUMEN und ANGEBOT_WS anzeigen, erhält man eine gewichtete Forecastlliste

Arbeiten Sie mit Workflow, sollten die benutzerdefinieren Felder auf Ebene des Workflow-Tickets angelegt werden. Dann kann ein Kunde beliebig viele Angebote haben.

 

Tipp 2:

In gleicher Form können Sie auch weitere Informationen aus dem aktuellen Benutzerprofil in das Dokument ergänzen:

Folgende Felder erhalten Sie mit folgender Bezeichnung:

Abteilung   Application.ActiveUser.Department
 Durchwahl  Application.ActiveUser.DirectPhoneNumber
 Email   Application.ActiveUser.Email
 Fax   Application.ActiveUser.FaxNumber
 Funktion  Application.ActiveUser.Function
 ID  Application.ActiveUser.ID
 kompletter Benutzernamen  Application.ActiveUser.Fullname
 LogIn-Name Application.ActiveUser.Name
 Telefon   Application.ActiveUser.PhoneNumber

 

Änderungslog:

31.05.2016:

  • Zähler / Counter Beschreibung in der Dateivorlage angepasst
Tags: Angebot, Benutzer, Counter, Hilfsmittel, Lieferschein, Profil, Rechnung, Tools, User, Zähler
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