Automatisierte Benachrichtigungen aus AG-VIP in Microsoft Teams-Kanäle

1. Zielsetzung

Viele Unternehmen möchten automatisiert aus AG-VIP heraus Mitarbeitende oder Teams informieren. Zum Beispiel, wenn im Vertrieb ein großer Abschluss erzielt wurde oder ein Support-Ticket eskaliert wurde. Dieses Ziel lässt sich erreichen, indem AG-VIP eine Nachricht direkt in einen Microsoft Teams-Kanal pusht. Die Teams-Nachricht kann entweder per E-Mail oder über einen Teams-Webhook ausgelöst werden.

2. Grundlegende Möglichkeiten

Für die Integration von AG-VIP mit Microsoft Teams gibt es zwei etablierte Wege:

a) Benachrichtigung per E-Mail an einen Teams-Kanal
Jeder Teams-Kanal verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. Wird eine E-Mail an diese Adresse gesendet, erscheint der Inhalt automatisch als neuer Beitrag im Kanal.

b) Benachrichtigung per Teams-Webhook (empfohlen für strukturierte Nachrichten)
Alternativ lässt sich über sogenannte Workflows und Webhooks eine strukturierte Nachricht, z. B. als Adaptive Card, direkt im Kanal posten. Das bietet mehr Gestaltungsmöglichkeiten für die Darstellung der Information.

3. Vorgehensweise

a) E-Mail an Teams-Kanal

1. E-Mail-Adresse des Kanals herausfinden

  • Öffne Microsoft Teams und gehe in den gewünschten Kanal.
  • Klicke oben rechts auf die drei Punkte ("...") neben dem Kanalnamen.
  • Wähle aus dem Menü "E-Mail-Adresse abrufen".
    Teams Kanal: E-Mail-Adresse abrufen
  • Kopiere die angezeigte E-Mail-Adresse als Empfängeradresse für das SMTP-Hilfsmittel in AG-VIP.

2. Konfiguration in AG-VIP:

  • Hinterlege beim gewünschten Ereignis (z. B. beim Abschluss eines Vertriebsprojekts) einen SMTP E-Mail-Versand über ein Hilfsmittel an diese Adresse.
  • Der Inhalt der E-Mail taucht automatisch als neuer Beitrag im Teams-Kanal auf.

Diese Methode eignet sich besonders für einfache, textbasierte Benachrichtigungen.

Hinweis: Die E-Mail-Adresse eines Kanals kann im Teams jederzeit geändert oder erneuert werden. Bei Problemen bitte den Teams-Admin kontaktieren.

b) Über Workflow und Teams-Webhook (empfohlene Variante für strukturierte Meldungen)

1. Webhook im Teams-Kanal einrichten

  • Gehe in den gewünschten Kanal und klicke oben rechts auf die drei Punkte ("...").
  • Wähle "Workflows" aus dem Menü.
    Workflows in Teams
  • Wähle "Webhookwarnung senden".
  • Im nächsten Schritt TEAM und KANAL auswählen.
    Team und Kanal für die Benachrichtigung wählen
  • Nach dem Speichern wird ein Dialog mit einem Webhook-Link angezeigt.
  • Kopiere diesen Webhook-Link – er wird für die folgende Skripterstellung benötigt.
    Webhook Link kopieren


AG-VIP mit Teams-Webhook verbinden:

Hinterlege das folgende Skript im gewünschten AG-VIP Makro, z. B. in der Reaktion im Workflow Makro "Beim Speichern":

' Teams Webhook URL hier einfügen
strWebhookUrl = "https://xy ...."
strMessage = "Testnachricht via AG-VIP"

' -----------------------
' Hier bitte keine Änderungen mehr vornehmen
' Die Nachricht muss im AdaptiveCard Format versendet werden
strPayload = "{" & _
    """type"": ""AdaptiveCard""," & _
    """$schema"": ""http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json""," & _
    """version"": ""1.4""," & _
    """body"": [" & _
        "{" & _
            """type"": ""TextBlock""," & _
            """text"": """ & strMessage & """," & _
            """wrap"": true" & _
        "}" & _
    "]" & _
"}"

Set objHttp = CreateObject("MSXML2.ServerXMLHTTP.6.0")
objHttp.Open "POST", strWebhookUrl, False
objHttp.SetRequestHeader "Content-Type", "application/json"

On Error Resume Next
objHttp.Send strPayload

If objHttp.Status >= 400 Then
    MsgBox "HTTP " & objHttp.Status & " " & objHttp.StatusText
Else
    MsgBox "Erfolgreich an Teams gesendet!"
End If

On Error GoTo 0
Set objHttp = Nothing

Unter strWebhookUrl bitte den zuvor kopierten Webhook-Link einfügen.

Ihre Nachricht schreiben Sie unter strMessage. Dabei lassen sich auch beliebig Inhalte aus Datenfeldern des aktuellen AG-VIP Datensatzes einfügen.

 

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