Problem

Im Laufe der Zeit wächst die Historie rasant an. Vor einem Termin oder Telefonat ist eine Zusammenfassung, der wichtigsten Punkte hilfreich.

Lösung:

Mann nutzt die OpenAI KI und übergibt relevante Historieneinträge. Im Makro lassen sich als Parameter für zu berücksichtigstende relevante Historieneinträge einstellen:

• Anzahl Tage von heute in die Vergangenheit
• Minimale Länge der Historientexte

Dieser Makro kann je nach Umfang der Historie 1-2 Minuten für die Anwender laufen.

Ein mögliches Ergebnis könnte wie folgt aussehen:

## Vorbereitung für den Kundentermin

### 1. Kurzüberblick zum Kunden

- **Kunde:** Firma XY

- **Ansprechpartner:** Markus

- **Projekte:** Fokus auf Umfrageumsetzungen und mobile WebApp für Terminvereinbarungen.

### 2. Wichtige letzte Themen

- **Umsetzung Umfrage Deutsche Versand:** Anhaltende Rückfragen und Klärungen zu bestehenden und zukünftigen Umfragen.

- **Mobile WebApp für Add-On Terminvereinbarung:** Neue Lösung zur Unterstützung der Außendienstmitarbeiter für Terminplanung und Nacharbeit.

### 3. Offene Punkte

- Rückrufoptionen bei nicht erreichbaren Ansprechpartnern: Mehrmalige Versuche versanden.

- Klärung des Implementierungsstands der Umfragen.

- Umsetzung der geplanten Kampagnen und deren Übergabe an Inhouse-Team.

### 4. Risiken / Auffälligkeiten

- **Erreichbarkeit:** Ansprechpartner oft nicht verfügbar, was einen effektiven Austausch hemmt.

- **Technische Herausforderungen:** Einige Feinarbeiten und Anpassungen an der technischen Umsetzung der Umfragen sind noch nicht abgeschlossen.

- **Wissenstransfer:** Sicherstellung der Selbstständigkeit des Teams in Bezug auf die neue Dokumentation ist kritisch.

### 5. Empfohlene Gesprächsstrategie

- **Eröffnungsfrage:** „Wie sind die aktuellen Fortschritte bei der Implementierung der Umfragen gelaufen?“

- **Zuhören:** Aktives Zuhören, um alle Anliegen von Markus zu verstehen, insbesondere bezüglich technischer Herausforderungen.

- **Unterstützung anbieten:** Vorschlag zur weiteren Unterstützung bei offenen Fragen zur Umfrage und zur WebApp.

- **Zukunftsplanung:** Klärung, wie wir zukünftig noch effizienter zusammenarbeiten können, insbesondere im Hinblick auf Wissenstransfer und Supportbedarf.

- **Abschluss:** Vereinbarung eines weiteren Termins und der nächsten Schritte, um die Zusammenarbeit zu optimieren. 

Bereiten Sie sich darauf vor, spezifische Fragen zu den bisherigen Fortschritten bei der Kampagnenerstellung und den damit verbundenen Herausforderungen zu diskutieren.

Vorgehensweise:

1. Laden Sie sich die Musteransicht unten im Beitrag herunter.
2. Entpacken Sie die ZIP-Datei.
3. Legen Sie auf Ebene der Adresstabelle ein neues Feld ChatGPT_Ergebnis vom Typ Memo an.
4. Öffnen Sie in AG-VIP im Arbeitsbereich Administration den Ansichten-Editor.
5. Importieren Sie die zuvor entpackte Musteransicht.

Nun können Sie im Makro folgende Anpassungen vornehmen:

Eingrenzen der für die KI-Zusammenfassung relevanten Historieneinträge:

' =========================================
' KONFIGURATION
' =========================================
Dim dtLimit, maxEntries, minLength, i
dtLimit = DateAdd("d", -90, Now)
maxEntries = 25
minLength = 25

dtlimit: Anzahl Tage in die Vergangenheit, die berücksichtigt werden

maxEntries: maximale Anzahl der Historieneinträge, die an OpenAI zur Zusammenfassung übergeben werden. Je mehr Einträge übergeben werden, umso mehr Tokens werden verbraucht.

minLength: Mindestanzahl an Zeichen im Textfeld der Historie, die für die KI-Zusammenfassung verwendet werden. Somit bleiben Einträge wie "AP nicht erreicht" oder "AB" außen vor.

Außerdem müssen Sie Ihren individuellen OpenAI API-Key hinterlegen (Ab Zeile 102). 

Dim apiKey

apiKey = [OpenAI_API-Key_hier_eintragen]

Der Prompt zur Zusammenfassung der Historie lässt sich entsprechend ab Zeile 84 Ihrer Anforderungen anpassen:

' =========================================
' PROMPT
' =========================================
Dim strFragefeld

strFragefeld = "Agiere als Vertriebsmitarbeiter und bereite mich auf einen Kundentermin vor." & vbLf & vbLf & _
"Analysiere die folgende Historie und erstelle eine kompakte Vorbereitung." & vbLf & vbLf & _
"Struktur:" & vbLf & _
"1. Kurzüberblick zum Kunden" & vbLf & _
"2. Wichtige letzte Themen" & vbLf & _
"3. Offene Punkte" & vbLf & _
"4. Risiken / Auffälligkeiten" & vbLf & _
"5. Empfohlene Gesprächsstrategie" & vbLf & vbLf & _
"Regeln:" & vbLf & _
"- kurz und prägnant" & vbLf & _
"- antworte auf Deutsch" & vbLf & vbLf & _
"Historie:" & vbLf & strHistoryText

Tipp API-Key speichern

Wenn Sie mehrere KI-Funktionen mit OpenAI in AG-VIP umsetzen wollen, empfiehlt es sich den OpenAI-API-Key als MacroInclude zu hinterlegen und über ein Kennwort zu schützen.

1. Legen Sie dazu einen MacroInclude wie in obigem Beispiel an und tragen Ihren individuellen OpenAI API-Key hier ein.
2. Speichern Sie anschließend den MacroInclude und klicken rechts auf den Schalter Kennwort, um den Zugang zu diesem API-Key zu schützen.

Nutzen Sie den MacroInclude, passen Sie obigen Makro wie folgt an (Zeile 102 ff)

Dim apiKey

MacroInclude "Open AI API"

apiKey = strAPICode

Angehängte Dateien:

• ChatGPT_Historie_Zusammenfassung.zip