Hilfsmittel - Zähler für Angebots-Nr. verwenden
Hilfsmittel - Zähler für Angebots-Nr. verwenden
Problem:
Sie möchten über ein Hilfsmittel aus AG-VIP SQL ein Angebot in Word erstellen lassen. Dabei soll eine fortlaufende Angebots-Nr. vergeben werden. Der Dateiname des neu erstellten Angebots soll auch die Angebots-Nr. enthalten.
Lösung:
AG-VIP SQL bietet 10 vonaneinander unabhängige Zählerkreise. Bei jeder Verwendung des Zählers wird der Zähler um eine Zahl hochgezählt.
Vorgehensweise:
- Unter DATEI, ADMINISTRATION finden Sie unter VERSCHIEDENES den Punkt ZÄHLER.
Legen Sie hier das gewünschte Zählerformat fest. Dabei sind führende Nullen oder Buchstaben erlaubt, z.B. - "D0020090001"
Starten Sie die Verwaltung der Hilfsmittel über DATEI, ADMINISTRATION, HILFSMITTEL. - Kopieren Sie hier ein bestehendes Word-Hilfsmittel mit Verknüpfung, in dem Sie das bestehende Hilfsmittel markieren, über rechten Mausklick KOPIEREN und dann EINFÜGEN wählen.
- Klicken Sie doppelt auf das neu eingefügte Hilfsmittel oder wählen Sie den ÄNDERN-Schalter.
- Geben Sie die gewünschte Bezeichnung des Hilfsmittels, z.B. "Angebot" an.
- Wechseln Sie in den Reiter "Hilfsmittel Vorlage". Wählen Sie hier Ihre gewünschte Dateivorlage aus. Diese Dateivorlage muss eine DOCVARIABLE mit einem Platzhalter für die einzufügende Angebots-Nr. enthalten, z.B. "Counter.Angebots_Nr".
Unter "Neuer Dateiname" soll auch die Angebots-Nr. Bestandteil des zu bildenden Dateinamens werden. Über den Pfeil-Runter-Schalter am Ende des Eingabefeldes können Sie "Zähler" wählen und den gewünschten Zähler einfügen.
Damit wird der Zähler verwendet und somit automatisch um eine Zahl hoch gezählt.
Um den Zähler nicht erneut zu erhöhen (weil bereits im Dateinamen erhöht), muss die DOCVARIABLE @Counter.Last in der Dateivorlage verwendet werden anstatt wie zuvor beschrieben Counter.Angebots_Nr.
Die DOCVARIABLE @Counter.Last setzt den Wert, des zuletzt verwendeten Zählers. Das ist in diesem Fall der Zähler, der gerade bei der Bildung des Dateinamens verwendet wurde. "Angebots_Nr" steht hier als Bezeichnung der DOCVARIABLE in der Wordvorlage. Damit weiß AG-VIP SQL an welche Stelle die Angebots-Nr. im Dokument einzufügen ist.
Die Schreibweise für den Zähler in der Dateivorlage kann wie folgt sein:
Mit Erhöhung des Zählers:
DOCVARIABLE Counter.<ZählerName>
DOCVARIABLE Counter.<ZählerID>
Ohne Erhöhung des Zählers:
DOCVARIABLE @Counter.Last
Hinweis:
Sollte der Zählername ein Leerzeichen enthalten, kann nur die Variante mit der ZählerID verwendet werden.
Tipp 1:
In obigem Beispiel wird die Angebots-Nr. nur im Dokument eingefügt, aber nicht in AG-VIP SQL vermerkt. Aus vertrieblicher Sicht ist es wünschenswert, dass man benutzerdefinierte Felder anlegt und somit eine Forecastliste auswerten kann. Dafür empfehlen wir folgende benutzerdefinierte Felder:
Angebot_Nr | Typ Text Wird über Makro im Hilfsmittel gesetzt und dann als normale DOCVARIALBE im Hilfsmittel übergeben |
Angebot_Datum |
Typ Datum ActiveRecord("Angebot_Datum").Value = now |
Realisierung_Datum | Typ Datum Vom Anwender einzugeben, wann der Umsatz realisiert wird |
Angebot_Volumen | Typ Währung Vom Anwender einzugeben, über welche Summe das Angebot gestellt wurde |
Angebot_Inhalt | Typ Text Vom Anwender einzugeben, was angeboten wurde |
Angebot_WS |
Typ KennzeichenAuswahlfeld mit Prozentwerten, z.B. 001 - Potential identifiziert |
Damit lassen sich über die Auswertung alle offenen Angebote selektieren. Sortiert man diese nach ANGEBOT_DATUM und lässt sich die Spalten ANGEBOT_VOLUMEN und ANGEBOT_WS anzeigen, erhält man eine gewichtete Forecastlliste
Arbeiten Sie mit Workflow, sollten die benutzerdefinieren Felder auf Ebene des Workflow-Tickets angelegt werden. Dann kann ein Kunde beliebig viele Angebote haben.
Tipp 2:
In gleicher Form können Sie auch weitere Informationen aus dem aktuellen Benutzerprofil in das Dokument ergänzen:
Folgende Felder erhalten Sie mit folgender Bezeichnung:
Abteilung | Application.ActiveUser.Department |
Durchwahl | Application.ActiveUser.DirectPhoneNumber |
Application.ActiveUser.Email | |
Fax | Application.ActiveUser.FaxNumber |
Funktion | Application.ActiveUser.Function |
ID | Application.ActiveUser.ID |
kompletter Benutzernamen | Application.ActiveUser.Fullname |
LogIn-Name | Application.ActiveUser.Name |
Telefon | Application.ActiveUser.PhoneNumber |
Änderungslog:
31.05.2016:
- Zähler / Counter Beschreibung in der Dateivorlage angepasst