Word Hilfsmittel V2 für Briefe und Besuchsberichte mit Zusatztabelle und Historieneinträgen

Peter Brandt [Grutzeck Software GmbH]
29.03.2018 12:54
Beschreibung des Word Hilfsmittels zum Generieren eines Briefes oder Besuchsberichtes mit Zusatztabelle und Historieneinträgen:

Mit diesem Hilfsmittel ist es möglich, Serienbriefe zu erstellen und Briefe für Besuchsberichte zu erstellen, in denen z.B. der Warenkorb und die vergangenen Bearbeitungen anhand der Historie enthalten sind. Sowohl der Nachrichtentext, wie auch der Betreff der Briefe können in einer Vorlagendatei definiert werden. Es kann für das Hilfsmittel ein beliebiger Text für die Historie der Adresse erzeugt werden.

Einrichtung:
  1. Bitte laden Sie die ZIP-Dateien am Ende dieses Artikels herunter.
  2. Enpacken Sie die Dateien im Ordner <AGVIP SQL Installationsverzeichnis>\Samples
    (bspw. C:\Programme\AG-VIP SQL\Samples)
  3. Klicken Sie unter Administration -> Hilfmittel -> Import
  4. Wählen Sie nun die Datei "Besuchsbericht V2.5.agtool" bzw. "Brief V2.5.agtool"
  5. Passen Sie nun die Einstellungen des neuen Hilfsmittels entsprechend Ihren wünschen an.

Allgemein:
Im Anhang dieses Artikels finden Sie eine .Zip Datei welche mehrere Dateien enthält.
Die Vorlage "Vorlage Besuchsbericht V2.doc" enthält einen Tabellenbereich, in dem die Zusatztabelle und der Historientext eingefügt wird, sowie weitere Platzhalter sogenannte DocVariablen, welche dazu dienen um Felder aus AG-VIP SQL in das Word-Dokument zu übertragen.
Die Vorlage "BriefVorlage V2.doc" enthält ebenfalls einige Brieftypische DocVariablen jedoch keinen Bereich für Zusatztabellen oder Historientexte.
Die Hilfsmittel sind von Ihrer Funktionalität identisch, verwenden jedoch unterschiedliche Vorlagen.

Für die CRM-Option gibt es zusätzlich noch jeweils eine CRM-Variante, welche es dem Anwender ermöglicht, über den Verknüpfungsdialog eine Adresse zu selektieren und zu dieser dann einen Brief oder Besuchsbericht zu erstellen.
Dabei können auch CRM-Projektfelder in der Word-Vorlage verwendet werden.

DocVariable in das Word-Dokument einfügen

Wollen Sie ein Feld von AG-VIP SQL nach Word übergeben, müssen Sie eine DocVariable in Microsoft Word anlegen. Wenn Sie die Vorlage "Vorlage Besuchsbericht V2.doc" öffnen und die Tastenkombinations ALT+F9 drücken, sehen Sie alle bereits angelegten DocVariablen. Um eine neue DocVariable hinzuzufügen drücken Sie die Tastenkombination STRG+F9 oder gehen Sie auf das Menü Einfügen, Schnellbausteine und wählen den Menüpunkt Felder. In dem Fenster was nun erscheint, wählen Sie aus der Linken Spalte den Menüpunkt DocVariable. In dem Feld Feldeigenschaften Neuer Name geben Sie den Feldnamen ein, dessen Wert in die Docvariable eingefügt werden soll. Beispiel: ActiveUser.Id
Ergebnis: {DOCVARIABLE ActiveUser.Id \*MERGEFORMAT} (Bei der STRG+F9 Variante erscheinen nur die geschweiften Klammern { } und die Bezeichnung muss manuell eingegeben werden). Nun ändern Sie noch MERGEFORMAT in CHARFORMAT bzw. entfernen Sie die Angabe komplett. Wenn das Feld ActiveUser.Id in AG-VIP SQL ausgefüllt ist, wird hier die Benutzer Id des aktuellen Benutzers eingetragen.

Wenn das Feld, welches Sie aus AG-VIP SQL nach Word übernehmen wollen vom Datentyp "Kennzeichen" ist, so muss zwingend vor dem Feldnamen noch ein "@" gesetzt werden.
Beispiel:
{DOCVARIABLE @KennzeichenFeldNamen }

Eine Ausnahme sind die Datensatzbenutzerrechte.
Diese können ohne das "@" Zeichen angegeben werden oder mit "@" Zeichen.
Die Ausgabe wird jedoch dementsprechend beinflusst:
{DOCVARIABLE RecordUserRights } --> Übergibt den Loginnamen (z.B. Admin)
{DOCVARIABLE @RecordUserRights } --> Übergibt den vollen Benutzernamen sofern vorhanden (z.B. System Administrator), ansonsten den Loginnamen.

Auf Felder des aktuellen Anwenders der den Brief generiert, kann mit folgenden DocVariablen in Word zugegriffen werden:

DOCVARIABLE ActiveUser.FullName = Voller Name des Benutzers
DOCVARIABLE ActiveUser.DirectPhoneNumber = Durchwahl des Benutzers
DOCVARIABLE ActiveUser.Department = Abteilung des Benutzers
DOCVARIABLE ActiveUser.Email = Emailadresse des Benutzers
DOCVARIABLE ActiveUser.FaxNumber = Faxnummer des Benutzers
DOCVARIABLE ActiveUser.Function = Funktion des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.City = Stadt des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.PhoneNumber = Telefonnummer des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.Country = Land des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.Id = ID des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.MobilePhoneNumber = Mobile Telefonnummer des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.Name = Name des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.State = Bundesland des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.Street = Straße des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.Street2 = Straße2 des Benutzers
DOCVARIABLE Activeuser.ZipCode = Postleitzahl des Benutzers

Ab der Version 1.40 auch noch zusätzlich auf folgende Benutzerfelder:
DOCVARIABLE Activeuser.Other1 = Sonstige Angaben 1
DOCVARIABLE Activeuser.Other2 = Sonstige Angaben 2
DOCVARIABLE Activeuser.Other3 = Sonstige Angaben 3

Nach dem selben Verfahren kann auch auf ID-Benutzer-Felder zugegriffen werden:
DOCVARIABLE <ID-Benutzer Feldname>.FullName = Voller Name des im ID-Benutzer Feld hinterlegten Benutzers
etc.

Die Informationen in diesen Feldern sind in der Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL hinterlegt.

 

Zähler / Counter übergeben:

Desweiteren können auch Zähler über folgende Docvariablen Namen verwendet werden:

Durch jeden dieser Aufrufe wird der Zähler automatisch um eins erhöht:

DOCVARIABLE Counter.<ZählerName>
DOCVARIABLE Counter.<ZählerID>

Hinweis:
Sollte der Zählername ein Leerzeichen enthalten, kann nur die Variante mit der ZählerID verwendet werden.

Den zuletzt gesetzten Zähler übertragen (ohne Erhöhung):

DOCVARIABLE @Counter.Last

 

Historie übernehmen:
Um die Historie in ein Word-Dokument zu übernehmen muss in der Word-Vorlage eine DocVariable mit dem Namen §History angelegt werden.
Beispiel:
{ DOCVARIABLE §History }

Um die Einträge der Historie zu begrenzen, kann zusätzlich noch die Anzahl an zu übernehmenden Historieneinträge am Ende ergänzt werden.
Beispiel für die letzten 10 Einträge:
{ DOCVARIABLE §History10 }

Zusatztabelle übernehmen:
Um eine Zusatztabelle in eine Word-Vorlage zu übernehmen muss genau wie bei der Übernahme der Historie eine DocVariable angelegt werden.
Die Bezeichnung für eine Zusatztabelle mit dem Namen "Warenkorb" sieht folgendermaßen aus: §Warenkorb
Beispiel:
{ DOCVARIABLE §Warenkorb }

Da die Bezeichnung §History fest für die Historie verwendet wird, kann keine Zusatztabelle übernommen werden welche evtl. den Namen "History" erhalten hat, da immer automatisch die Historie übernommen werden würde und nicht die Zusatztabelle mit dem Namen "History".

Die DocVariable mit dem Zusatztabellennamen, muss in einer beliebigen Zeile, jedoch ersten Spalte der zu füllenden Tabelle auf der Word-Vorlage hinterlegt sein. In der ersten Zeilen müssen weiterhin auch die zu übernehmenden Felder der Zusatztabelle mit deren interenen Feldnamen einzeln in Spalten aufgeteilt eingetragen werden.
Hier ein Beispiel:

Die Kopfzeile würde bei dieser Variante mit den Werten überschrieben werden und folgendes Ergebnis liefern (Die Spaltenbreite ist für einen besseren Vergleich identisch gewählt):

Diese Variante wird gewählt, wenn es keine Kopfzeile geben soll, oder man die Kopfzeile anders Formatieren möchte, als die eigentlichen Werte.

Denn in der folgenden beschriebenden Variante, hat die Kopfzeile die selbe Formatierung, wie die der Werte.

Um die Kopfzeile durch die Namen der Felder aus AG-VIP SQL zu ersetzen und die Werte erst eine Zeile darunter anzufügen muss bei der DocVariable noch zusätzlich ein "+" Symbol hinzugefügt werden { DOCVARIABLE §+Warenkorb }

Hier ein Beispiel:

Um eine Spalte zu überspringen (leer zu belassen), so muss der eigentliche Feldname durch die Bezeichnung "Empty" ersetzt werden.


Bilder einfügen:
Um ein Bild in der Vorlage variabel zu übergeben, kann wie bereits bei der DOCVARIABLE eine ähnliche Variable verwendet werden und zwar die INCLUDEPICTURE Variable.
Beispiel:
{ INCLUDEPICTURE "<Pfad zur Bilddatei>" }

So könnte man zum Beispiel von dem aktiven Benutzer dessen Unterschrift als Bilddatei immer passend einfügen.
Dies könnte für eine Bilddatei unter dem Pfad "H:\Bildverzeichnis\Unterschriften\Benutzername.jpg" dann so aussehen:
{ INCLUDEPICTURE "H:\Bildverzeichnis\Unterschriften\"{ DOCVARIABLE ActiveUser.Name }".jpg" }

oder wenn man den Pfad evtl. in einem bestimmten Feld hinterlegt hat, könnte man das auch direkt über eine DOCVARIABLE übergeben:
{ INCLUDEPICTURE { DOCVARIABLE Feldnamen } }


Konfigurationen im Hilfsmittel Makro:

Dokument automatisch ausdrucken und schließen:
Zeile 16:
Der Wert PrintIt muss auf 1 stehen, damit das Dokument direkt nach der Erstellung gedruckt und geschlossen wird. Standardmäßig steht dieser Wert auf 0.
Sie Beispiel: PrintIt=1

Haben Sie in der Zeile 20 PrinterName="" keinen Drucker angegeben, wird der Standarddrucker verwendet. Wenn Sie einen anderen Drucker verwenden wollen, geben Sie den Namen des Druckers zwischen den Anführungszeichen ein. Bsp.: PrinterName="OKI B710N an Server01"

Weitere Einstellungen:
In der Zeile 24 können Sie festlegen, ob der Eingabe-Cursor auf die Sprung- bzw. Textmarke "Start" fokusiert werden soll.
Der Hintergrund dabei ist, dass der Benutzer ohne weiteres sofort an dieser Stelle mit der Eingabe bzw. der Bearbeitung des Dokumentes beginnen kann. Da jedoch oft eine manuelle Bearbeitung des Dokumentes über den Benutzers nicht notwendig ist, ist diese Option standardmäßig deaktiviert:
JumpToStart=0

Um dies zu aktivieren setzen Sie den Wert auf 1:
JumpToStart=1


Voraussetzungen zur Nutzung deses Hilfsmittels:

Es muss Microsoft Word auf dem System installiert sein.
Für die CRM Hilfsmittel wird die AG-VIP SQL Version 1.40 benötigt.

 

Änderungslog:

31.05.2016:

  • Zähler / Counter Docvariablen ermöglicht

12.04.2016:

  • Formatierungen von Datum und Nachkommastellen über die Word-Vorlage ermöglicht

08.02.2016:

  • Erweiterung der Behandlung von ID-Benutzerfeldern um auf die Benutzerdaten zuzugreifen zu können.

08.05.2014:

  • Makrofehler beim Verwenden der Zusatztabellen Übertragung behoben.

13.03.2014:

  • Speicherung als zusätzliche PDF-Datei integriert.

20.11.2013:

  • Makropassage bezüglich der Shape-Abfrage angepasst um es für ältere Office Versionen kompatibel zu gestalten.

18.07.2013:

  • Ergänzung des Artikelabschnitts "Allgemein" um die CRM-Hilfsmittel.
  • Die CRM-Hilfsmittel wurden überarbeitet um auch CRM-Projektfelder als Platzhalter (DOCVARIABLEN) in Vorlagen zu verwenden.

angehängte Dateien: Besuchsbericht und Brief V2.54 mit CRM.zip

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