Wie kann ich eine Teams Besprechung erstellen?

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11.10.2022 14:27

Herausforderung:

Treffen finden immer weniger vor Ort, sondern meist als online Meeting statt. Microsoft Teams ist einer der führenden online Meeting Plattformen.

Wie kann man über ein Hilfsmittel aus der CRM Software direkt einen Termin als Online Meeting in Teams erstellen?

Lösung:

Dieses Hilfsmittel dient zur Kommunikation zwischen Microsoft Teams und AG-VIP. Benutzer können Events (z.B. Online-Besprechung) für den aktuellen Adressdatensatz in AG-VIP in Microsoft Teams erzeugen und das Event in Outlook Kalender für alle Teilnehmern eintragen.

Voraussetzung:

Die Anwender müssen eine Lizenz für Microsoft 365 oder Office 365 besitzen.

Vorgehensweise als Anwender:

  1. Datensatz in AG-VIP öffnen, der zu einem online Meeting eingeladen werden soll.
  2. Teams Hilfsmittel auslösen: "Teams: Online Besprechung erzeugen".
  3. Gewünschte Anpassungen an der online Besprechung vornehmen.
  4. Speichern. Die Einladung inkl. Link zur Teams Session wird per Email an alle Teilnehmer versendet.

Teams online Meeting aus CRM Software AG-VIP erzeugen

Als Initiator des Termins ist der aktuelle AG-VIP Anwender vorbelegt. Im Hilfsmittel lässt sich parameterisieren:

  • bExchangeOnPremise
    Ob Sie Exchange On-Premise benutzen. Default Wert ist True
  • bPopupBeforeSending
    Steuert, ob der Termin noch vor Versand angezeigt wird. Wenn False, wird der Termin nach Erstellung direkt geschickt.
    Default Wert ist False
  • dtStartDatum
    Start-Datum der Besprechung. Default Wert ist das aktuelle Datum
  • strDuration:
    (Stunden/Minuten) Dauer der Besprechung. Default Wert sind 15 Minuten
  • strOrganisatorMail
    E-Mail-Adresse von Organisator der Besprechung. Default Wert ist die E-Mail-Adresse von aktuell angemeldetem Benutzer
  • strBetreff
    Betreff für Kalender Objekt. Default Wert ist „Agenda / Telefontermin /Onlinepräsentation <Name1>, <Anrede> <Vorname> <Nachname>“
  • strOrt
    Wo die Besprechung stattfindet. Default Wert ist „Online“
  • strTeilnehmer
    E-Mail-Adressen der Teilnehmer. Gibt es mehreren Teilnehmern, bitte trennen Sie den Teilnehmern mit Semikolon. Default Wert ist die E-Mail-Adresse in Feld „CommEMail1“
  • strSalutation
    Briefanrede für die Besprechung. Default Wert ist "Sehr geehrter/r <Anrede> <Nachname>"
  • strBody
    Inhalt der Besprechung, der für Kalender Objekt eingetragen wird.
    Default Wert ist  „<Briefanrede>, Wir werden gemeinsam Ihre individuellen Fragen an Anforderungen am live System anschauen und besprechen.“

Installation & Einrichtung

Laden Sie die ZIP Datei am Ende des Beitrags herunter und entpacken die Dateien. Darin finden Sie eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung dieses Hilfsmittels für Teams.

Angehängte Dateien:

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