Import / Export zwischen AG-VIP SQL und Excel: Empfehlungen und hilfreiche Hinweise.

Peter Brandt [Grutzeck Software GmbH]
22.11.2012 11:40

Beschreibung:
Dieser Artikel beschreibt den zu empfehlenden Import / Export Vorgang um zum Beispiel die exportierten Daten in Excel zu importieren.
Eine allgemeine Beschreibung wie man einen Import / Export Vorgang durchführt wird im Handbuch beschrieben und daher hier vorausgesetzt.

Export:
Beim Export eines nicht relationalen (flachen) Datenformats um dieses später zum Beispiel in Excel zu importieren empfehlen wir folgende Einstellungen:
- Textdatei: ANSI / Semikolon-getrennt / Anführungszeichen
- Neuer Dateiname der zu erzeugenden Exportdatei als .csv Datei abspeichern.

Oder als Exportformat:
- Excel

Hinweis:
Wegen der Begrenzung pro Feld von maximal 250 Zeichen im ODBC-Protokoll ist das Excel Exportformat nicht zu empfehlen!
Weitere Spezifikationen bzw. Obergrenzen sind von der eingesetzten Office Version abhängig.
Sie können diese unter folgenden Links nachlesen:
Office 2003: http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/spezifikationen-und-einschrankungen-von-excel-HP005199291.aspx
Office 2007: http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/spezifikationen-und-beschrankungen-in-excel-HP010073849.aspx
Office 2010: http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/spezifikationen-und-beschrankungen-in-excel-HP010342495.aspx

Excel Import:
Beim Import der exportierten Datei nach Excel werden zwar die Spalten und Felder automatisch korrekt bestimmt und gefüllt jedoch die Zeilenumbrüche bei keinem der beiden Formate (.csv oder Excel .xls) dargestellt.
Dies liegt aber an der Formatierung von Excel und kann durch ein paar Einstellungen angepasst werden.
Die Ironie ist nun, dass es einfacher ist die notwendigen Einstellungen vorzunehmen um in Excel die Zeilenumbrüche bei der .csv Datei darzustellen, als bei dem Excel-Format (.xls). Daher auch unsere Empfehlung für das Format (.csv). Wenn Sie anstelle einer .csv Datei eine .txt Datei erstellt haben, funktioniert die automatische Spalten und Felder zuordnung nicht sondern muss manuell beim Öffnen der .txt Datei definiert werden.

Zeilenumbrüche in Excel aktivieren.
Selektieren Sie einfach alle Felder in dem Sie wie im folgenden Bild auf die Ecke der Spalten und Zeilen klicken:

SelectAll

Danach muss der Zeilenumbruch aktiviert werden:LFCR

Hinweis:
Bei der .csv Datei ist dies nicht notwendig.

Zeilenumbrüche in Excel darstellen:
Nachdem nun wie zuvor beschrieben alle Spalten und Zeilen selektiert sind muss die Einstellung "Oben ausrichten" aktivieren werden:
TopLined

Dann in den Spaltenkopf mit der rechten Maustaste klicken und die "Spaltenbreite" auswählen:
Tabrange

Geben Sie als Breite eine möglichst hohe Zahl ein, in dem Beispiel hier wurde die Breite 40 gewählt damit noch ein paar Felder in einen Screenshot passen. Danach klicken Sie mit einem Doppelklick auf die Spalten und Zeilen Linie eines belibiegen Feldes im Kopf und Rahmen Ihrer Tabelle:
HeightWidthAdjust

Wenn Sie wie im ersten Bild abgebildet bei dem ganzen hier beschriebenen Vorgang weiterhin die Selektion aller Felder aktiv hatten sind nun alle Felder in der Höhe und Breite passend zum größten Feldinhalt angepasst worden:
PerfectAdjusted

Achtung!
Beim Importieren der .xls Datei in Excel, markiert Excel von sich aus alle Texte in jedem Feld mit einem einfachen Hochkomma:
apostrophe

Wenn Sie das in irgendeiner Form stören oder gar behindern sollte, bleibt Ihnen nichts anderes übrich als das .csv Format für den Import in Excel zu wählen. Sie können daher auch die bereits in Excel geöffnete .xls Datei als .csv Datei (mit Trennzeichen getrennt) speichern und diese dann gleich wieder in Excel öffnen. Die Hochkommas sind dann nicht mehr vorhanden.

Import nach AG-VIP SQL:
Das Dateiformat .xls ist für einen Import nach AG-VIP SQL nicht zulässig.
Die .xls Datei muss daher in eine .csv Datei (mit Trennzeichen getrennt) abgespeichert werden damit diese in AG-VIP SQL übernommen werden kann. Das Import-Format entspricht normalerweise immer "ANSI / Semikolon-getrennt / Anführungszeichen". Es kann vorkommen, dass der "Auto" Schalter, welche automatisch das richtige Format einstellen soll, bei solchen Dateien bei denen die Endung geändert wurde nicht das richtige Format auswählt. Dies erkennen Sie spätestens daran, dass bei der Feldzuordnung die zu übernehmenden Felder nur in einer Zeile aufgelistet werden, anstatt in einer Liste:
ImportWrong

Sie können jedoch jederzeit über die "Zurück" Schaltfläche wieder in die Format-Auswahl und ein anderes Format angeben.

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