Datenexport von AG-V.I.P. nach Outlook

Martin Richter
11.01.2008 13:45
Beschreibung:

Um Adressdaten oder Termine in Palmtops, PDAs, Handhelds, usw. übernehmen zu können, kann es notwendig sein, Adressdaten aus AG-V.I.P. zunächst nach MS-Outlook zu übernehmen. Denn alle gängigen Palmtops (Windows CE-, Palm OS-basierte Lösungen oder PSION) können ihre Daten mit MS-Outlook synchronisieren.

Vorgehensweise:
  1. Öffnen Sie die Adressdatei AG-V.I.P.
  2. Selektieren Sie die Daten in AG-V.I.P. über das Menü Datei den Befehl Auswertungen. Sie sollten nicht mehr als 10.000 Adressen nach Outlook übertragen, da sonst die Verarbeitungsgeschwindigkeit in MS-Outlook extrem sinkt.
  3. Wählen Sie aus dem Menü Listen den Befehl Speichern
  4. Speichern Sie die Adressliste, indem Sie alle Ausgabefelder auswählen und Zuordnen. Wählen Sie als Format Ascii - Komma (ANSI).
    Beachten Sie, dass Sie für den Export auf Palmtops eine begrenzte Anzahl an zu übernehmenden Feldern haben. Die Exportdatei wird dann mit der Dateinamenerweiterung .txt gespeichert.
  5. Geben Sie den Dateinamen sowie den Pfad an. Diesen Pfad müssen Sie sich merken, da Sie den wieder beim Import in MS-Outlook benötigen. Geben Sie den Dateinamen direkt mit der Erweiterung *.CSV an, also z.B. "export.csv". Denn MS-Outlook erkennt nur Textdateien mit der Erweiterung CSV und nicht TXT !.
  6. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die Schaltfläche Kontakte
  7. Wählen Sie nun im Menü Datei den Befehl Importieren, Importieren aus anderen Programmen oder Dateien. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter
  8. Datei importieren. Der zu importierende Dateityp ist: Kommagetrennte Werte (Windows)
  9. Wählen Sie nun als zu importierende Datei outlook.csv aus dem Verzeichnis, in dem Sie es vorher gespeichert hatten.
  10. Wählen Sie das Zielverzeichnis Kontakte, aktivieren Sie den Schalter Felder zuordnen und ordnen Sie die Felder aus AG-V.I.P. über Drag & Drop den Felder in MS-Outlook zu.
  11. Aktivieren Sie den OK-Schalter und wählen dann im neuen Dialogfenster den Schalter Fertig stellen. Der Importvorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
  12. Um die Daten in Ihren Palmtop zu übernehmen, starten Sie jetzt die Synchronisation Ihres Palmtops mit MS-Outlook. Dadurch kommen Ihre Adressdaten in den Palmtop.
Tipp:

Wenn Sie den Infotext übernehmen wollen, ordnen Sie ihn dem Feld Notizen in Outlook zu! Beachten Sie jedoch, dass der Infotext bis zu 32.000 Zeichen aufnehmen kann und dies die Länge des Notizfeldes in MS-Outlook übersteigt. Daten können beim Import abgeschnitten werden

Sämtliche Telefon- und Faxnummern können übernommen werden. Bitte beachten Sie, dass das Feld "Nummer" in AG-V.I.P. nicht die Telefonnummer, sondern die Nummer neben dem Kurznamen ist!

Achtung: Wenn Sie diesen Importvorgang mehrmals wiederholen, so werden die Adressen nicht überschrieben, sondern immer als neue Kontakte angelegt!

Analog können Sie für Termindaten aus AG-Top vorgehen !! Selektieren Sie dann in AG-Top zunächst alle Zeittermine und importieren Sie diese in den MS-Outlook-Ordner Kontakte. Für Aufgaben wählen Sie den Ordner Aufgaben in MS-Outlook.

Vorteil dieses Verfahrens:

In AG-V.I.P. können alle Vorteile der Adressensuche, Mailings, Hilfsmittel (Briefe + Faxe vorformatiert mit korrekter Adresse) genutzt werden und Sie haben trotzdem in Outlook Zugriff auf alle wichtigen Daten. Somit brauchen alle Adressen nur einmal eingegeben zu werden und sind für alle Mitarbeiter in allen Anwendungen nutzbar.

Siehe auch:
Tags: Outlook
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