Word-Hilfsmittel erstellen in AG-VIP SQL

Lukas Hölzer
05.04.2016 11:29

Der folgende Artikel beschäftigt sich mit dem Einrichten von Word-Hilfsmitteln in AG-VIP SQL.

AG-VIP SQL verwaltet nicht nur effizient Kontakte, sondern erstellt für Sie auch Briefe, E-Mails oder Faxe. Dies funktioniert über VB-Script geschriebene Makros.

Wie funktioniert ein Hilfsmittel?

Man benötigt eine Vorlage. Diese wird mit sogenannten Platzhaltern versehen. Um das Hilfsmittel zu starten, muss AG-VIP SQL wissen, wo die Vorlage abgelegt wurde und wie diese heißt. Bei der Ausführung des Hilfsmittels wird die Vorlage kopiert und die Platzhalter werden mit dem Feldinhalt des aktuellen Datensatzes ersetzt. Nun wird das neue Dokument unter dem gewünschten Dateiablageort gespeichert.

Wie richtet man ein Hilfsmittel ein?

  • Klicken Sie im Arbeitsbereich Administration doppelt auf den Punkt Hilfsmittel.
  • Falls noch kein Word Hilfsmittel importiert wurde, können Sie sich das Word Musterhilfsmittel unter folgendem Link herunterladen und in AG-VIP SQL importieren: Word Hilfsmittel
  • Markieren Sie das importierte Hilfsmittel, machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie Kopieren.
  • Dann markieren Sie die Adresstabelle, in dessen Kontext Sie das Word Hilfsmittel einfügen möchten. Machen Sie wieder einen rechten Mausklick und wählen Sie Einfügen.
  • Im Reiter Allgemein passen Sie nun den Titel des Hilfsmittels an und wählen unter Modus die gewünschte Ausführungsart.
  • Gehen Sie in den Reiter Hilfsmittel Vorlage und verknüpfen Sie dort Ihre Word-Vorlage als .doc-Datei. Um AG-VIP SQL mitzuteilen, welche Feldinhalte in das Dokument übernommen werden sollen, verwenden Sie als Platzhalter den internen Feldnamen in sogenannten Docvariablen. Markieren Sie über Strg + A alles im geöffneten Dokument und lassen Sie sich über Alt + F9 die Docvariablen anzeigen. Sie können nun beliebig weitere Docvariablen hinzufügen.
  • Geben Sie unter Zielverzeichnis den gewünschten Ablagepfad an.
  • Für den Zieldateinamen können Sie ebenso Platzhalter verwenden.
  • Im Reiter Historie wählen Sie als gewünschten Kommunikationstyp "Brief - ausgehend" und geben den gewünschten Protokolltext für die Kontakthistorie ein.

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