Email per SMTP-Versenden

Ulrich Sticker [Grutzeck Software GmbH]
10.11.2015 12:23

Beschreibung des Hilfsmittels für das Versenden einer E-Mail per SMTP-Server:
Mit dem E-Mail Hilfsmittel für Email per SMTP versenden ist es möglich, eine E-Mail mit vorgegebenen Text und Feldersetzungen zu erzeugen.
Sowohl der Nachrichtentext, wie auch der Betreff der E-Mail können in einer Vorlagendatei definiert werden. Es kann für das Hilfsmittel ein beliebiger Text für die Historie der Adresse erzeugt werden oder der versendete Text in die Historie eingetragen werden. Der Versand der Email erfolgt hierbei vollständig ohne Benutzerinteraktion im Hintergrund.

Einrichtung:

  1. Bitte laden Sie die .ZIP-Datei am Ende dieses Artikels herunter.
  2. (bzw. C:\Programme\AG-VIP SQL\Samples) Entpacken Sie die Datei im Ordner <AG-VIP SQL Installationsverzeichnis>\Samples
  3. Wählen Sie nun die Datei "Email schreiben mit SMTP-ActiveX-Komponente.agtool" Klicken Sie unter Administration -> Hilfsmittel -> Import
  4. Passen Sie nun die Einstellungen des neuen Hilfsmittels "Email schreiben mit SMTP-ActiveX-Komponente" entsprechend Ihren wünschen an. Wichtig ist hierbei, das ein Erfolgreicher Emailversand erst nach der Konfiguration des Hilfsmittels im Kopfbereich des Makrocodes des Hilfsmittels funktionieren kann. Sie benötigen die korrekte Adresse und Zugangsdaten zu einem SMTP-Server.
    Die Vorlage für die Email kann entsprechend Ihren Wünschen angepasst werden. (Siehe auch Handbuch für Administratoren)

Konfiguration des Hilfsmittels für den Versand von Emails per SMTP-Server:

Öffnen Sie den Makrocode des Hilfsmittels auf der Registerkarte "Makro" über den Schalter "Ändern"

Passen Sie folgende Einstellungen an:
Host  ="mail.musterfee.loc" <- Hier müssen Sie den SMTP-Server eintragen. z.B. smtp.1und1.de oder mail.gmx.de
Port  = "25" <- Diese Einstellung können Sie im Normalfall bei der Standardeinstellung belassen.
Username = "musterfee@musterfee.de" <- Hier tragen Sie den Benutzer für die Anmeldung am SMTP-Server ein. Ist keine Authentifizierung erforderlich können Sie hier auch "" eintragen. Oftmals ist der Benutzername die Emailadresse.
Password = "MeinPasswort" <- Hier tragen Sie das Passwort für die Anmeldung an dem SMTP-Server ein.
From  = "Info@Musterfee.de" <- Hier tragen Sie die Absenderadresse ein.
FromName = "Musterfee GmbH" <- Hier tragen Sie den Absendernamen ein.
Subject  = "Betreff für diese Email" <- Hier können Sie einen Betreff angeben. Dies kann auch ein Feld sein, z.B. ActiveAddress.Fields("Subject").value

Durch die Variablen "Empfaenger" ("To") und "Kopie" ("CC") bzw. BCC (Blindkopie) können Sie einstellen, ob die Email an einen bestimmten Empfänger bzw. eine Kopie der Email an einen bestimmten Empfänger geschickt werden soll. Wenn beim Antworten auf die Email an eine andere Emailadresse geantwortet werden soll als die bei From eingetragene Adresse, kann dies bei ReplyTo eingetragen werden.
Beim "Empfaenger" können Sie eine feste Empfängeradresse einstellen, z.B. zur Informationsweiterleitung an einen Mandanten. Geben Sie keinen Empfänger vor, d.h. - Empfaenger = "" -, wird automatisch das Feld EMAIL1 aus dem aktuellen Datensatz als Empfänger verwendet.
Empfaenger = ActiveAddress.Fields("CommEMail1").Value
Kopie  = ""
BCC   = ""
ReplyTo  = ""

Die LoginMethod gibt an, wie Sie sich am SMTP-Server anmelden möchten. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:
0 = Keine Anmeldung, z.B. lokalem SMTP-Server
1 = Anmeldedaten werden verschlüsselt an den SMTP-Server übertragen (CramMD5Method),
2 = Anmeldedaten werden mit BASE64 versschlüsselt. Dies dient nur zum korrekten darstellen von Umlauten bzw. Sonderzeichen. Die eigentlichen Daten werden im Klartext übertragen (AuthLoginMethod), z.B. bei GMX, Freenet, ...
3 = Anmeldedaten werden im Klartext übertragen. Von dieser Methode ist abzuraten (LoginPlainMethod).

LoginMethod = 3 <- Dies wäre z.B. die richtige Einstellung bei 1und1.

DOKUMENTATION IN DER HISTORIE
Fall 1: Keine Dokumentation gewünscht Historie = 0 - und im Reiter "Allgemein" - Modus = Nur Starten, wenn Adresse ausgewählt -
Fall 2: Standardhistorientext Historie = 0 - und im Reiter "Allgemein" - Modus = Starten und Eintrag in Historie anfügen - Im Reiter "Bemerkung" Standardhistorieneintrag festlegen.
Fall 3: Text der versendeten EMail in Historie anfügen Historie = 1 - und im Reiter "Allgemein" - Modus = Nur Starten, wenn Adresse ausgewählt
Historie = 1

Der ConnectionType gibt an, ob die Datenübertragung per SSL verschlüsselt ist.
0 = Keine Verschlüsselung
1 = SSL Verschlüsselung (Port Anpassung für SSL berücksichtigen ! z.B. 465)
2 = TLS Verschlüsselung (Port Anpassung für TLS berücksichtigen !
3 = SSL versuchen, dann TLS
ConnectionType = 1

DATEIANHÄNGE
Wenn Sie in der Email eine Datei mit anhängen möchten, können Sie diese in der Variable Datei hinterlegen. Wenn Sie mehrere Dateien anhängen möchten, müssen diese mit einem Semikolon oder einen Komma getrennt werden.
Datei  = ""

Damit ist die Funktionsfähigkeit hergestellt.

Vorlage anpassen:

Passen Sie nun noch die Vorlage an. Sie können Felder aus AG-VIP SQL mit %Feldname% in die Vorlage einfügen.

Wird eine Textdatei verwendet, so wird eine reine Textnachricht generiert. Wird eine HTML-Datei als Vorlage angegeben, so wird eine HTML-Email gesendet.

Felder des aktuellen Anwenders in der Vorlage anpassen:

Auf Felder des aktuellen Anwenders, der die E-Mail generiert, kann mit folgenden Variablen zugegriffen werden:

%ActiveUser.Fullname% = Voller Name des Benutzers
%ActiveUser.DirectPhoneNumber% = Durchwahl des Benutzers
%ActiveUser.Department% = Abteilung des Benutzers
%ActiveUser.Email% = Emailadresse des Benutzers
%ActiveUser.FaxNumber% = Faxnummer des Benutzers
%ActiveUser.Function% = Funktion des Benutzers'
%ActiveUser.City% = Stadt des Benutzers
%ActiveUser.Country% = Land des Benutzers
%ActiveUser.Id% = Id des Benutzers
%ActiveUser.MobilePhoneNumber% = Mobile Telefonnummer des Benutzers
%ActiveUser.Name% = Name des Benutzers
%ActiveUser.State% = Bundesland des Benutzers
%ActiveUser.Street% = Straße des Benutzers
%ActiveUser.Street2% = Straße 2 des Benutzers
%ActiveUser.Zipcode% = PLZ des Benutzers

Die Informationen in diesen Feldern sind in der Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL hinterlegt.

Hilfsmittel aus dem Workflow ausgeführt, kann das Feld Notizen mit %Note% in die E-Mail übernommen werden.

Voraussetzungen zur Nutzung dieses E-Mail-Hilfsmittels:
Es muss ein Zugang zu einem SMTP-Server vorhanden sein.
Der Computer-/Hostname darf keine speziellen Sonderzeichen enthalten.
Siehe dazu folgenden KB-Artikel: http://kb.grutzeck.de/index.php?action=artikel&cat=34&id=304&artlang=de

 

Änderungslog:

27.04.2016

  • Unterstützung von CSS Informationen innerhalb der .html Vorlage

16.10.2015

  • ConnectionType um TLS Beschreibung erweitert.
  • Datumsformatierung integriert (siehe Outlook Hilfsmittel)

 

10.01.2014

  • Hilfsmittel unterstützt nun SSL Verschlüsselung (ConnectionType)

 

angehängte Dateien: SMTP-Hilfsmittel-1.44b.zip

Tags: Email, Hilfsmittel, SMTP
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