Excel Hilfsmittel zum Befüllen einer Excel-Vorlage

Peter Brandt [Grutzeck Software GmbH]
12.03.2013 18:09

Die Beschreibung des Hilfsmittels "Excel-Datei schreiben mit Vorlage":

Diese Hilfsmittel überträgt basierend auf einer Excel-Vorlage Daten aus AG-VIP SQL in eine neue Excel-Datei.


Einrichtung des Hilfsmittels "Excel-Datei schreiben mit Vorlage":

  1. Bitte laden Sie die ZIP-Datei am Ende des Artikels herunter.
  2. Entpacken Sie die Dateien im Ordner <AGVIP SQL Installationsverzeichnis>\Samples
    (bzw. C:\Programme\AG-VIP SQL\Samples)
  3. Klicken Sie unter Administration -> Hilfsmittel -> Import
    Wählen Sie nun die Datei "Excel-Datei schreiben mit Vorlage.agtool"
  4. Passen Sie nun die Einstellungen des neuen Hilfsmittels"Excel-Datei schreiben mit Vorlage" Ihren Wünschen entsprechend an.


Konfiguration des Hilfsmittels zum befüllen einer Excel-Datei:

Es sind keinerlei Konfigurationen im Makro des Hilfsmittels notwendig.


Feldbenamung in Excel festlegen

Damit das Hilfsmittel die Werte aus den AG-VIP SQL Feldern an die richtige Position in der Excel-Datei einfügt, müssen Sie die gewünschten Tabellenzelle in der Excel-Datei umbenennen.

Dazu gehen Sie am Besten wie folgt vor:
Sie selektieren die gewünschte Tabellenzelle in Excel und drücken die Tastenkombination STRG + F3 oder starten stattdessen den Namens-Manager manuell über den Reiter "Formeln" -> "Namens-Manager" (Excel2007, 2010).
Formeln - Namensmanager

Drücken Sie dann auf die "Neu" Schaltfläche um der selektierten Tabellenzelle (Hier im Beispiel die Tabellenzelle A1) einen anderen Namen zu vergeben als "A1" zum Beispiel "Salutation".
NamenManager

Wenn Sie den neuen Namen mit "OK" bestätigen wird dieser Name in der zuvor leeren Liste aufgeführt.
Die Tabellenzellenbezeichnung hat sich mit dieser Bestätigung automatisch auf den neu vergebenen Namen geändert.
A1_Salutation

Um eine bereits geänderte Tabellenzelle nochmals umzubenennen oder evtl. sogar zu löschen, muss diese Tabellenzelle über die Liste des Namens-Managers ausgewählt werden und dann über die anderen zwei Schaltflächen "Bearbeiten" und "Löschen" dementsprechend bearbeitet bzw. gelöscht werden.

Die genauen Feldnamen aus AG-VIP SQL sind in der Administration - Adresstabellen  in der gewünschten Adresstabelle der Spalte "Interner Name" zu finden. Dort ist auch der Beispielwert "Salutation" gelistet, welcher standardmäßig in jeder Adresstabelle existiert.
Adresstabelle_internerFeldname

Falls Sie ein Feld von AG-VIP SQL übertragen möchten, welches vom Datentyp Kennzeichenfeld oder Kennzeichenliste ist, so müssen Sie folgende Bezeichnung in der Tabellenzelle zum Internen Feldnamen aus AG-VIP SQL ergänzen:
at_


Beispiel für ein Feld vom Typ Kennzeichenfeld mit dem internen Namen "Status":
at_Status

Bei den Kennzeichendatentypen ist es möglich noch weitere Formatierungsangaben am Ende der Tabellenbezeichnung anzugeben:
_name (nur das Kennzeichenkürzel übertragen)
_desc (nur die Kennzeichenbeschreibung übertragen)
_both (Kennzeichenkürzel und Kennzeichenbeschreibung übertragen)

Beispiel basierend von dem Beispiel zuvor für die komplette Ausgabe (Kürzel + Beschreibung):
at_Status_both

Wenn keine Formatierungsangabe gemacht wird, so wird nur die Beschreibung ausgegeben (Standard)


Auf Felder des aktuellen Anwenders der die Excel-Datei befüllt, kann mit folgenden Feldbezeichnungen in Excel zugegriffen werden:

ActiveUser.FullName = Voller Name des Benutzers
ActiveUser.DirectPhoneNumber = Durchwahl des Benutzers
ActiveUser.Department = Abteilung des Benutzers
ActiveUser.Email = Emailadresse des Benutzers
ActiveUser.FaxNumber = Faxnummer des Benutzers
ActiveUser.Function = Funktion des Benutzers
Activeuser.City = Stadt des Benutzers
Activeuser.PhoneNumber = Telefonnummer des Benutzers
Activeuser.Country = Land des Benutzers
Activeuser.Id = ID des Benutzers
Activeuser.MobilePhoneNumber = Mobile Telefonnummer des Benutzers
Activeuser.Name = Name des Benutzers
Activeuser.State = Bundesland des Benutzers
Activeuser.Street = Straße des Benutzers
Activeuser.Street2 = Straße2 des Benutzers
Activeuser.ZipCode = Postleitzahl des Benutzers

Die Informationen in diesen Feldern sind in der Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL für jeden Benutzer hinterlegt.

Tabellenzellenverbunde:
Wenn die Werte aus AG-VIP SQL größer sind als die Spaltenbreite oder es mehrere Zeilen sind die übertragen werden (z.B. bei dem Briefkopf -> AddressStreet) so wird automatisch der Wert über das Feld hinweg eingetragen (überlappend) und sofern notwendig das Feld in der Anzahl von Zeilen erweitert. Dadurch werden evtl. andere benachbarte Felder verdeckt oder die Größe der Zeile verändert, was zu störenden optischen Veränderungen führen kann.
Markieren Sie die Tabellenzellen, welche Sie verbinden möchten und formatieren Sie die Zellen mit einem Rechtsklick und einem anschließenden Linksklick auf "Zellen formatieren".
ZellenFormatieren

Im Reiter "Ausrichtung" aktivieren Sie die Checkbox "Zellen verbinden" und bestätigen die Änderung mit "OK".
ZellenVerbinden

Nun sind diese drei Tabellenzellen (A1, B1 und C1) zu eine Zelle verbunden welches unseren zuvor definierten Namen "Salutation" hat.
SalutationVerbund

Wenn man jedoch einen Bereich (mehrere Tabellenzellen) miteinander verbindet, so wird der Wert auch nur in diesen Bereich eingetragen ohne das Formular zu beeinflussen. Sollte allerdings der Bereich zu klein gewählt worden sein, so kann es passieren, dass manche Inhalte nicht komplett dargestellt werden können.

In der beigefügten Vorlage werden ebenfalls Tabellenzellenverbunde verwendet.

angehängte Dateien: Excel-Datei schreiben mit Vorlage130001.zip

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