Dokumentenablage vereinfachen durch AG-VIP SQL

Lukas Hölzer
03.06.2016 14:34

Zweck: Aus AG-VIP SQL können automatisch Dokumente erzeugt werden. Diese sollen dann in einem separaten Ordner zu einem bestimmten Kunden abgelegt werden.

Voraussetzung: Um auf Knopfdruck einen Ordner zur Dokumentenablage zu einem Datensatz zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

- Legen Sie in der Adresstabelle ein Feld vom Typ „Dateiname“ an.

- Platzieren Sie dieses anschließend auf der Ansicht. Wählen im Dropdown-Menü bei den Eigenschaften des Feldes unter Sonstiges „Verzeichnisauswahl“ aus.

- Erstellen Sie auf der Ansicht einen Schalter, welcher den Ordner erstellt und benennen Sie diesen. Auf diesem Schalter hinterlegen Sie folgenden Makro:

 

Dim objFSO, sVerzeichnis' Überprüfung, ob die benötigten Felder gefüllt sind
'Falls nicht, wird die Erstellung des Ordners abgebrochen
If Trim(ActiveRecord.Fields("NameLast").Value) = "" OR Trim(ActiveRecord.Fields("NameFirst").Value) = "" OR Trim(ActiveRecord.Fields("Number").Value) = "" Then
 MsgBox "Um den Ordner anzulegen, werden mindestens folgende Felder benötigt:"&vbCrLf&vbCrLf&" - Vorname"&vbCrLf&" - Nachname" &vbCrLf&" - Nummer", vbOkOnly+vbInformation, "AG-VIP SQL - Ordner anlegen"
 Macro.Exit
End If
'Geben Sie hier den Pfad an, unter dem der neue Ordner erstellt werden soll
'Sie können hier beliebige Felder hinterlegen, die in den Ordnernamen aufgenommen werden sollen (vergessen Sie bitte nicht die Prüfung, ob diese gefüllt sind)
'Weiterhin ist es wichtig, dass der Ordnername anhand der übergebenen Felder eindeutig ist
sVerzeichnis = "Y:\Temp\Ablage\"& _
    Application.Substitute("%NameLast% %NameFirst% %Number%", True)
    
Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If objFSO.FolderExists(sVerzeichnis) Then
 ActiveRecord.Fields("Unterlagen").Value = sVerzeichnis
 'Soll der Schalter nach dem Anlegen des Ordners unsichtbar werden, so kommentieren Sie die nächste Zeile bitte aus
 'CurrentForm.Controls("Ordner anlegen").Visible = false
Else
 objFSO.CreateFolder(sVerzeichnis)
 'MsgBox "Der Ordner wurde erfolgreich angelegt"
 ActiveRecord.Fields("Unterlagen").Value = sVerzeichnis
 'Soll der Schalter nach dem Anlegen des Ordners unsichtbar werden, so kommentieren Sie die nächste Zeile bitte aus
 'CurrentForm.Controls("Ordner anlegen").Visible = false
End If

- Passen Sie den Makrocode, an den in den Kommentaren beschriebenen Stellen, an.
- Speichern Sie die Änderungen der Ansicht.

- Wechseln Sie nun im Administrationsbereich in das Menü Hilfsmittel.

- Öffnen Sie das Hilfsmittel mit dem abzulegenden Dokument und gehen Sie in den Reiter Hilfsmittel Vorlage.

- Unter Zielverzeichnis geben Sie bitte den Pfad an, unter dem sich der zukünftig erstellte Ordner befinden wird. Arbeiten Sie mit den Platzhaltern der Felder des zuvor im Makro verwendeten Beispiels. In diesem Falle wären dies die Platzhalter %NameLast%, %NameFirst%, %Number%

- Speichern Sie die Einstellungen, indem Sie auf „OK“ klicken.

Durchschnittliche Bewertung: 0 (0 Abstimmungen)

Kommentieren nicht möglich